Home » Blogs » HR-administratie een frustratie? De pijnpunten voor HR-professionals én oplossingen!
19 januari 2021

HR-administratie een frustratie? De pijnpunten voor HR-professionals én oplossingen!

HR-administratie: voor veel HR-professionals is dit een frustratie. Het kost hopen energie en moeite om de administratie goed op orde te krijgen. En hierdoor kom je als HR-manager voor uitdagingen te staan waar je jouw tijd niet aan zou moeten besteden. Wat vind jij? Gaat jullie HR-administratie als een trein? Of heb jij door je HR-administratie geen tijd meer over voor het werk dat écht belangrijk is voor jouw organisatie?

HR-administratie en de pijnpunten voor HR-professionals

De personeelsadministratie zou niet de belangrijkste taak van een HR-manager moeten zijn. Toch zie je als HR-manager vaak dat de personeelsadministratie een steeds groter deel van je tijd vraagt. De salarisadministratie is dan niet helemaal op orde, terwijl jij tijd wilt besteden aan belangrijke zaken. Bovendien haal je weinig energie uit deze administratieve rompslomp. In gesprekken met HR-managers horen wij vaak dat zij niet uit de voeten kunnen met de huidige personeelsadministratie. Zij voelen de volgende pijnpunten:

  • Onoverzichtelijke administratie doordat er geen eenduidig systeem is
  • Een wirwar aan Excel-lijsten voor verlof en verzuimregistratie
  • Foutgevoelige Word-documenten waarin arbeidsovereenkomsten worden opgemaakt
  • Overvolle fysieke archiefkasten waar het overzicht zoek is
  • Te veel verschillende tools voor HR-taken (denk aan verlof en salarisadministratie)

Kortom: voor jou als HR-manager levert de HR-administratie onnodige rompslomp op waar je veel te veel tijd aan besteedt!

Pijnpunt 1: onoverzichtelijke administratie zonder eenduidig systeem

Heb jij dat ook? Dat je voor iedere HR-taak weer een andere tool moet openen? Of dat je sommige zaken online hebt, maar andere administratie ergens in een kast moet gaan zoeken? Jouw HR-administratie wordt hierdoor enorm onoverzichtelijk. Een foutje is hierdoor zo gemaakt. En dat is jammer, want als alles helemaal vlekkeloos zou verlopen in één overzicht zou je deze fouten waarschijnlijk niet maken. Bovendien maakt een eenduidig systeem jouw werk veel makkelijker. Weinig overzicht zorgt voor foutgevoeligheid én door weinig overzicht besteed je meer tijd aan taken waar jouw aandacht zo min mogelijk naar uit zou moeten gaan!

Pijnpunt 2: een wirwar aan Excel-lijsten voor verlof en verzuimregistratie

Mappen vol Excel-lijsten waarin je het verlof en het verzuim van het personeel bijhoudt. Je weet op een gegeven moment gewoon niet meer waar je welke lijst ook alweer had verstopt. En dat zorgt ervoor dat je soms wel een half uur aan het zoeken bent naar dat juiste bestand. De verzuimregistratie is vervolgens misschien niet helemaal up-to-date. En daar loop jij dan weer tegenaan als het gaat om de stappen die je moet volgen voor de Wet Verbetering Poortwachter. Hoeveel verlof heeft medewerker X gehad? En kunnen er nog dagen vanaf? Misschien weet je dit niet meer door deze wirwar in je HR-administratie. Dit moet toch makkelijker kunnen?

Pijnpunt 3: foutgevoelige Word-documenten voor arbeidsovereenkomsten

Er begint een nieuwe collega binnen je bedrijf en je moet een nieuwe arbeidsovereenkomst maken voor deze nieuwe aanwinst. Jij pakt het gebruikelijke Word-document erbij dat je hier altijd voor gebruikt. Hierin zie je allerlei gearceerde stukken staan die je moet aanpassen. Kost dit veel tijd? Waarschijnlijk wel. Ook is zo’n Word-documentje nogal foutgevoelig. Want wat nou als je per ongeluk de gegevens van een oude collega nog in het documentje hebt staan en die gaan naar je nieuwe collega? Dat komt niet professioneel over! Bovendien zorgen deze fouten ervoor dat je een risico loopt op discussies met je nieuwe collega. Zou het niet veel beter zijn als je een arbeidsovereenkomst gewoon automatisch zou kunnen genereren? Weg met die Word-documenten!

Pijnpunt 4: overvolle fysieke archiefkasten zonder overzicht

Duik jij voor een medewerkersdossier een overvolle archiefkast in om juist dát documentje te vinden dat je nodig hebt? En vind je dan vaak niet eens wat je nodig hebt? Dit is natuurlijk een grote frustratie! Digitalisering is misschien spannend, maar zorgt er wel voor dat je nooit meer in die kast hoeft te duiken om urenlang te zoeken naar wat je nodig hebt. Door je HR-administratie te digitaliseren kun je toch veel overzichtelijker werken? 

Pijnpunt 5: veel te veel verschillende tools

Jullie hebben al flinke stappen gezet qua digitaliseren. Dat gaat al goed! Toch merk je dat je er tegenaan loopt dat je voor het verzuim in Tool X moet, en voor verlof in Tool Y. Salarisstroken maken? Daarvoor schakel je dan weer naar Tool Z. En ga zo maar door. Kost het niet enorm veel tijd om steeds te schakelen tussen deze (misschien wel 10 verschillende) tools? Werkt het op deze manier wel overzichtelijk voor jou? Of zou het tijd besparen én overzicht opleveren als je alles in één tool klaar hebt staan? Wij denken van wel!

HR-administratie in een portaal dat staat als een huis

Als  HR-manager zou je de volledige personeels- en salarisadministratie op ieder moment en op iedere plek moeten kunnen raadplegen en bijwerken, binnen één tool. Zeker in deze tijd is het geen overbodige luxe om overal en altijd overzicht te hebben. Goede personeelsadministratie software is hierin dé oplossing. Alle pijnpunten kunnen van tafel. Als jij alles op één plek kunt vinden en bijwerken dan heb jij geen last meer van tijdsdruk en een wirwar in je hoofd. Wat zou jij ervan vinden als je alles in één portaal kunt vinden, met de volgende onderdelen?

  • Digitaal personeelsdossier
  • Geautomatiseerd verlofportaal
  • Online studieportaal
  • Ingegratie (juridische) documenten
  • Management rapportages
  • API koppelingen
  • Salarisadministratie
  • Loonaangiftes
  • Verzuimregistratie
  • Inrichting workflows
  • Benefits programma

Klinkt dit als muziek in je oren? Wij weten zeker dat als je met goede software werkt, je nooit meer hoeft te zoeken naar juist dát Excel-bestandje of díe gegevens in één van de vele archiefkasten!

De beste personeelsadministratie software van AFAS voor jouw bedrijf!

De personeels- en salarisadministratie is een belangrijk proces in de bedrijfsvoering van jouw bedrijf. Dit moet gewoon goed geregeld zijn. Met een goede en eenduidige tool kunnen, zoals we eerder al zeiden, alle pijnpunten meteen van tafel! Fhris zorgt hiervoor met een eigen Fhris Portaal gebouwd in het beste HR-systeem van Nederland: AFAS.

Hoewel je misschien zou denken dat de beste personeelsadministratie software van AFAS niet voor jullie is weggelegd – de kosten voor deze software bij AFAS zijn vrij hoog – komt deze software met behulp van een partij zoals Fhris toch in de buurt!

Fhris zorgt ervoor dat alle HR- en salarisprocessen op een overzichtelijke, juiste en snelle manier geregeld zijn voor jouw bedrijf. En dat doen we in ons eigen portaal dat we in AFAS gebouwd hebben. Fhris richt binnen enkele dagen zo’n AFAS HR-portaal voor je in. Je kunt er als HR-manager zo mee aan de slag want wij houden niet van ingewikkelde software.  

Waar zorgt Fhris voor met haar portaal?

Fhris zorgt ervoor dat de HR-administratie binnen jouw bedrijf weer simpel wordt. En dat je niet al je tijd kwijt bent aan deze administratieve rompslomp. Waarom moeilijk doen als het ook makkelijk kan? Wij bieden een foolproof en gebruiksvriendelijk systeem waar jij meteen mee aan de slag kan. Bovendien beloven we dat je:

  • Tijd bespaart op de HR-administratie en hierdoor meer tijd overhoudt voor wat écht belangrijk is: de mensen binnen jouw bedrijf.
  • Rust en overzicht krijgt. Omdat de archiefkasten, Excel-bestanden en foutgevoelige Word-documenten de deur uit kunnen én alles nu op één plek staat hoef je nooit meer na te denken over de – ooit zo lastige – salarisadministratie.

Wil jij weten wat Fhris kan doen voor jouw bedrijf? We maken graag kennis met je. Plan gratis en vrijblijvend een online demo zodat ook jij de voordelen van het Fhris Portaal met eigen ogen kunt zien!

hr-administratie