27 maart 2025

Proforma loonstrook maken of berekenen? Voorbeeld & uitleg

Nieuwe medewerkers stellen deze vraag bijna altijd: “Wat houd ik netto over?” En terecht. Voor HR én finance is het belangrijk om hier snel en duidelijk antwoord op te geven. Met een proforma loonstrook heb je direct inzicht in het verwachte nettoloon – nog vóór de eerste werkdag. Dat schept duidelijkheid voor je medewerker en voorkomt verrassingen. Maar wat is een proforma loonstrook precies? En hoe gebruik je die als werkgever in je voordeel? In deze blog leggen we het je uit – helder, actueel en to the point.

Wat is een proforma loonstrook?

Het is prettig om inzicht te krijgen in het bruto/netto salaris van je (toekomstige) medewerkers. Met een proforma loonstrook – ook wel een fictieve loonstrook genoemd – krijg je direct een indicatie van het bruto- en nettosalaris op basis van de ingevoerde gegevens. Zo’n loonstrook is bedoeld als simulatie voor zowel werkgever als medewerker, om verwachtingen voorafgaand aan een dienstverband helder te krijgen. De fictieve loonstrook laat zien wat het verwachte nettosalaris is, na aftrek van gebruikelijke inhoudingen zoals loonheffing, pensioenpremie en een eventuele bijtelling voor een leaseauto. Let op: dit is géén juridisch document, maar een informatieve simulatie. De fictieve loonstrook is een schatting en dient ter indicatie. Een officiële loonstrook is gebaseerd op een daadwerkelijk bestaand dienstverband en de daadwerkelijke salarisadministratie; een fictieve loonstrook daarentegen geeft een inschatting voorafgaand aan indiensttreding.

Wanneer gebruik je een proforma loonstrook?

Een proforma loonstrook (ook wel fictieve loonstrook) is handig in allerlei situaties waarin je vooraf inzicht wilt in iemands bruto/netto salaris. Het zorgt voor helderheid en transparantie voor zowel werkgever als medewerker. Denk aan:

Tijdens sollicitaties – Bijvoorbeeld bij het opstellen van een arbeidsovereenkomst of het bespreken van arbeidsvoorwaarden. Tijdens het sollicitatieproces of onboarding, bijvoorbeeld bij het opstellen van een arbeidsovereenkomst, kan een proforma loonstrook duidelijkheid bieden. Bekijk ook onze onboarding checklist voor een soepel instroomproces.
Bij loonsverhoging of functiewijziging – Om te zien wat het effect is op het nettoloon.
Voor een pro-forma aanvraag (PAA) – Zoals bij aanvragen voor kinderopvangtoeslag of een huurwoning, waarbij een inkomensindicatie nodig is.
Bij vergelijking van contractvormen – Bijvoorbeeld om te vergelijken tussen een vast contract, tijdelijk contract of werken als zzp’er.

Kortom: de proforma loonstrook helpt om verwachtingen vooraf goed af te stemmen.

Hoe maak je een proforma salarisstrook?

Een proforma loonstrook (fictieve loonstrook) geeft een inschatting van het nettosalaris. Zo maak je er eenvoudig zelf één:

Verzamel het bruto loon – Start met het overeengekomen of verwachte brutoloon per maand
Selecteer de juiste cao of sector – Dit bepaalt welke arbeidsvoorwaarden en premies van toepassing zijn.
Tel vaste extra’s erbij op – Denk aan vakantiegeld, pensioenopbouw, bonussen, leaseauto, en vergoedingen zoals thuiswerk- of reiskosten.
Trek belastingen en premies af – Zoals loonheffing, pensioenpremie en sociale verzekeringen.
Bekijk het nettobedrag – Je krijgt nu een inschatting van wat de medewerker onderaan de streep overhoudt.

Let op: handmatig rekenen is foutgevoelig, zeker met veranderende premies en regelingen. Gebruik je al Fhris of de AFAS Pocket App? Dan kun je proforma loonstroken automatisch genereren met de juiste, actuele premies. Zo voorkom je fouten én bespaar je tijd.

Neem nu een kijkje in ons portaal

Proforma loonstrook berekenen: voorbeeld & uitleg

Wat houdt iemand netto over van een brutosalaris? Met een proforma loonstrook krijg je daar snel inzicht in. Het nettobedrag hangt af van een aantal factoren:

Bruto salaris – Dit is het startpunt van de berekening. Bijvoorbeeld €3.200 bruto per maand bij een 40-urige werkweek.
Loonheffingskorting – Als deze wordt toegepast, houdt de medewerker netto meer over.
Inhoudingen zoals pensioenpremie of WIA-premie – Deze worden ingehouden op het brutoloon en verlagen het nettoloon.
Bijtelling voor extra’s, zoals een zakelijke leaseauto – Dit verhoogt het belastbare loon en verlaagt het nettobedrag.
Onbelaste vergoedingen – Denk aan een reiskostenvergoeding of thuiswerkvergoeding; die verhogen het nettoloon omdat er geen belasting over betaald wordt.

Voorbeeldberekening (standaard werknemer)

Kostenpost	Bedrag (voorbeeld)
Bruto maandloon	€3.200
Vakantiegeld (8%)	€256
Loonheffing + premies	-€670
Pensioenpremie werknemer	-€200
Netto loon	€2.586

Gebruik je al Fhris of AFAS? Dan kun je proforma loonstroken automatisch genereren met actuele premies via het HR-portaal. Supersnel én foutloos.

Veelgemaakte fouten bij proforma loonstroken

Een proforma loonstrook geeft snel inzicht in het verwachte nettoloon, maar kleine fouten kunnen leiden tot verkeerde verwachtingen of zelfs administratieve problemen. Veelvoorkomende fouten zijn:

Geen rekening houden met cao of sector
Dit kan zorgen voor foutieve premieberekeningen of het missen van verplichte toeslagen.
Netto en bruto door elkaar halen
Een klassieker: het verwarren van bruto- en nettobedragen, wat voor miscommunicatie kan zorgen met (nieuwe) medewerkers.
Vergeten van extra’s zoals vakantiegeld of een 13e maand
Belangrijke onderdelen van de arbeidsvoorwaarden die regelmatig over het hoofd worden gezien in de berekening.
Verkeerde belastingschalen gebruiken
Dit leidt tot een onjuiste inschatting van het netto salaris.
Handmatig rekenen in Excel
Handmatige berekeningen zijn foutgevoelig en vaak niet gebaseerd op de meest actuele gegevens.

Fhris voorkomt dit soort fouten automatisch. Het systeem houdt rekening met cao-afspraken en werkt altijd met actuele belastingtarieven. Zo maak je eenvoudig een betrouwbare proforma loonstrook.

Waarom Fhris helpt bij proforma berekeningen

Het opstellen van een proforma loonstrook hoeft geen tijdrovende klus te zijn. Met Fhris automatiseer je het volledige proces, waardoor je altijd werkt met de meest actuele belastingschalen en cao-afspraken. Omdat Fhris direct gekoppeld is aan je salarissoftware, hoef je geen gegevens meer over te zetten of te werken met losse Excelbestanden. Dat voorkomt fouten en bespaart je veel tijd. Met één klik staat de juiste, complete proforma loonstrook op je scherm – klaar om te delen met medewerker of management. Benieuwd hoe dat eruitziet in de praktijk? Vraag direct een demo aan en ontdek hoe eenvoudig het werkt.

Neem nu een kijkje in ons portaal

Terug naar overzicht