19 maart 2024

Onboarding checklist: zo automatiseer je onboarding voor nieuwe medewerkers

De onboarding van nieuw personeel is een onmisbaar onderdeel van personeelszaken. Door goede onboarding zorgt je organisatie ervoor dat nieuw personeel een fijne start kan maken. Daarnaast zorgt onboarding ervoor dat medewerkers sneller zelfstandig hun taken kunnen uitvoeren. Dit alles vermindert de kans op een vroeg vertrek.

Wat is een onboarding programma?

Het is belangrijk voor nieuwe medewerkers om binnen een korte tijd kennis te maken met de organisatie en collega’s. Zo leren ze hun collega’s alvast een beetje kennen en krijgen ze een beter beeld van hun rol in het team en de teamdynamiek binnen het bedrijf.

Het doel van een onboardingsproces is dat nieuwe medewerkers zich onderdeel gaan voelen en thuis gaan voelen binnen de organisatie waar zij aan de slag gaan. Een goede onboarding is een win-win situatie voor zowel de nieuwe medewerker als het bedrijf. De medewerker voelt zich snel betrokken en het bedrijf profiteert daarom van de motivatie vanwege de betrokkenheid van de medewerker.

Daarnaast zorgt onboarding voor:

Kosten besparen: automatisering zorgt voor minder overhead. Daarnaast brengt het de verloop- en opleidingskosten naar beneden.
Kwaliteit: door tijd en moeite te steken in de onboarding, heeft de nieuwe medewerker ook nóg meer drang om te presteren.
Opleveren van ambassadeurs: door een goede onboarding voelen medewerkers zich thuis in een organisatie, waardoor er van medewerkers ambassadeurs worden gemaakt.

Hoe werkt een onboarding checklist?

Wij leggen je aan de hand van een onboarding checklist graag uit welke stappen je als bedrijf moet doorlopen voor een goede onboarding. Dit is natuurlijk een algemene checklist die je op maat kunt maken voor jouw organisatie. Leg zo'n checklist vast in het personeelsdossier van jouw medewerker zodat jullie niks vergeten. Denk bij het maken van een onboarding checklist aan je bedrijfscultuur en de verschillen tussen vaste- en flexmedewerkers en stagiair(e)s. Maar hoe werkt zo’n checklist?

Je kunt de onboarding checklist zien als een routekaart voor nieuwe medewerkers. Het begeleidt ze door de eerste stappen van hun carrière binnen de organisatie. Voor de nieuwe medewerker is het gewoon een kwestie van afvinken en de checklist afronden binnen een bepaalde periode. Het werkt gemakkelijk en overzichtelijk en het is een stok achter de deur voor nieuwkomers.

Wil jij de onboarding van je medewerkers makkelijker maken? Het Fhris Portaal maakt het mogelijk.

Plan online demo

Het onboarding proces automatiseren

Het automatiseren van het onboarding programma maakt het inwerktraject nóg een stuk makkelijker en je maximaliseert de voordelen van een goede onboarding. Welke zaken kun je automatiseren? Denk aan:

Taken klaarzetten
HR-gegevens bijwerken
Online instructies en handboeken klaarzetten
Toegang tot systemen
Onderling kennis delen
De fase van het onboarding programma duidelijk maken
Het indiensttredingsproces

Door deze zaken te automatiseren, weet je dat elke nieuwe medewerker hetzelfde proces doorloopt. Het is dan een kwestie van één keer goed inrichten en dan staat je volledige onboarding programma. Daarbij is het wel belangrijk dat je in de gaten blijft houden wat beter kan en wat er in het traject moet veranderen door bijvoorbeeld ontwikkelingen binnen het bedrijf. Je bent er veel minder tijd aan kwijt en dit scheelt je ook veel geld. Helemaal als je organisatie snel groeit en veel nieuwe medewerkers krijgt!

Onboarding checklist voorbeeld

Stel voordat je de onboarding van je medewerkers gaat automatiseren eerst een checklist op met onderwerpen. Zo weet je zeker dat je niks vergeet als het gaat om de onboarding van medewerkers.

Het voorbeeld hieronder dient volledig ter inspiratie: voor iedere organisatie ziet het onboardingproces er anders uit. Pas het vooral aan aan jouw bedrijfscultuur om de beste onboarding te creëren voor je nieuwe medewerker!

Zorg voordat de nieuwe medewerker begint al voor een warm welkom. Denk aan:
☑️ Welkomstpakket
☑️ Kaart
☑️ Informatie over het reizen, parkeren en toegang tot werkplek

Eerste werkdag:
☑️ Ontvangen en voorstellen aan het hele team
☑️ Benodigdheden installeren
☑️ Onboarding programma introduceren
☑️ Een eventuele buddy voorstellen
☑️ Kennismakingsgesprekken inplannen

Eerste werkweek:
☑️ Uitleg organisatiestructuur
☑️ Kennismakingsgesprekken
☑️ Gedragsregels
☑️ Check verloop eerste week

Eerste maand:
☑️ Proeftijd voorbij? Vier het samen!
☑️ Verwachtingen uitspreken
☑️ Check verloop eerste weken. Wat ging goed en wat ging minder?

Volgende maanden:
☑️ Maandelijks buddy/leidinggevende overleg
☑️ Doelstellingen bepalen en evalueren
☑️ Feedback vragen op het onboarding programma

Door deze checklist als richtlijn te gebruiken, geef je je nieuwe medewerker structuur en laat je zien dat je hier als bedrijf goed over na hebt gedacht.

Automatiseren met een onboarding app

Onboarding automation is natuurlijk al een fijne uitkomst voor werkgevers: door automatiseren van onboarding vergeet jouw organisatie niks als het gaat om het inwerken van je medewerkers. Bovendien bespaart het kostbare tijd. Laat staan een app die je altijd bij de hand hebt met daarin de checklist verwerkt. Zo heb je zowel als werkgever en als nieuwe medewerker altijd inzicht in de status van het onboarding traject. Een app voor personeelszaken helpt je hierbij.

Onboarding specialist voor nieuwe medewerkers

De HR-afdeling van jouw organisatie is als het goed is prima capabel om een goed inwerktraject vorm te geven. Zij zijn de specialist als het gaan om de mensen in je bedrijf. Toch zien we bij Fhris dat onboarding makkelijker en sneller kan. Veel zaken zien we nog op papier terwijl de onboarding voor een groot deel geautomatiseerd kan worden. Met de HR software van Fhris, gebouwd op AFAS, maken we dit mogelijk voor veel organisaties. Wanneer zet jouw organisatie de stap?

Plan vrijblijvende afspraak

Terug naar overzicht