27 september 2022

Informatieplicht werkgever, wanneer en hoe?

Vanaf het moment dat je een nieuwe medewerker aanneemt, krijg je te maken met de informatieplicht werkgever. Je moet bij het aangaan van een arbeidsovereenkomst je nieuwe medewerker van de nodige informatie voorzien. Je bent verplicht om deze informatie schriftelijk vast te leggen en te delen met je nieuwe medewerker. Bij de informatieplicht werkgever gaat het om de volgende informatie die je dient te verstrekken aan de medewerker:

De naam en woonplaats van jou als werkgever en je werknemer
De plaats waar je medewerker gaat werken
De functie van de werknemer
De datum van de indiensttreding
De duur van de arbeidsovereenkomst
Duur en voorwaarden van de proeftijd
De regels omtrent de opzegtermijn
De hoogte van het salaris en de betaaltermijnen
De arbeidsduur per dag of week
Pensioenregeling
De van toepassing zijnde CAO
Concurrentie- of relatiebeding

Uitbreiding informatieplicht werkgever sinds 1 augustus 2022

Per 1 augustus geldt er nieuwe wetgeving rondom personeel. Deze Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden omvat onder andere nieuwe regelgeving over scholingskosten, voorspelbare werktijden en nevenwerkzaamheden. Ook zorgt deze nieuwe wet voor een uitbreiding van de informatieplicht. De lijst met verplichte gegevens wordt dus een stukje langer én je moet deze informatie binnen een week verstrekken. Het gaat dan om:

Duur en voorwaarden van de proeftijd

Tijdstippen waarop je medewerker moet werken

Het loon en de afzonderlijke onderdelen van het loon, hoe die berekend en uitbetaald worden en eventuele (toekomstige) salariswijzigingen

De regelingen voor betaald verlof

De plek waar je medewerker werkt als dat geen vaste locatie is

Recht op opleiding

Hoe het beëindigen van de arbeidsovereenkomst in zijn werk gaat

Bovenstaande gegevens moet je volgens de informatieplicht dus uiterlijk één week na de eerste werkdag verstrekken aan je werknemer. Voor de andere gegevens heb je een maand.

Op welke momenten werknemers informeren?

Ook tijdens het dienstverband heb je een informatieplicht als werkgever richting je werknemer. De informatieplicht tijdens het dienstverband houdt onder andere het volgende in:

Je moet je medewerker informeren over vakantiedagen die gaan vervallen. Een goed systeem voor verlofregistratie is geen overbodige luxe als je dit goed wilt monitoren.

Als het contract van je medewerker afloopt, moet je hem tijdig informeren over het aflopen van het contract en het vervolg (verlengen of niet verlengen van het contract). Je moet je medewerker uiterlijk één maand voor het verstrijken van de einddatum van het contract hierover informeren.

Als je medewerker (langdurig) ziek is, moet je zorgen voor de verzuimbegeleiding van je medewerker. Je dient je medewerker te informeren over de werkwijze rondom de ziekmelding en de begeleiding. Je moet duidelijk maken welke stappen jullie samen gaan zetten om je medewerker te laten re-integreren.

Salariswijzigingen die jullie samen hebben afgesproken leg je vast in het dossier van je medewerker.

Hoe informeer je werknemers?

De informatie die je moet verstrekken aan je medewerker, moet je schriftelijk vastleggen. Als je dit doet, is de informatie namelijk altijd terug te vinden. Als je informatie mondeling verstrekt, is dit niet het geval. De informatie die enkel en alleen voor jouw medewerker bestemd is, leg je vast in de arbeidsovereenkomst. Algemene regels die gelden binnen jouw bedrijf kun je vastleggen in een personeelshandboek. Naar die algemene regels kun je dan weer vanuit de arbeidsovereenkomst verwijzen. Omdat jouw medewerker de arbeidsovereenkomst ondertekent, tekent hij of zij daarmee ook meteen voor de regels en informatie in het personeelshandboek. Let erop dat een personeelshandboek altijd beschikbaar is voor jouw medewerker, bijvoorbeeld via het personeelsdossier. Op deze manier kan je medewerker de informatie op ieder moment raadplegen.

Wil jij altijd up-to-date zijn als het gaat om de informatievoorziening richting personeel? Met Fhris heb je altijd alles bij de hand in één portaal.