19 juni 2023

HR instrumenten: dit zijn de 3 belangrijkste HR-instrumenten!

In een dynamische wereld waar bedrijven voortdurend moeten innoveren en hun strategieën moeten aanpassen, is HR een belangrijk onderdeel om continuïteit te waarborgen. HR speelt een belangrijke rol in het faciliteren van de groei en ontwikkeling van organisaties. De belangrijkste onderwerpen waar HR zich mee bezighoudt zijn de instroom van nieuw personeel, de doorstroom en de uitstroom van medewerkers. Voor deze drie elementen zet de HR-afdeling verschillende HR instrumenten in zodat de HR in control is. In deze blog vertellen we je meer over de 3 elementen en de instrumenten die hieronder vallen.

Wat zijn HR instrumenten?

HR instrumenten zijn strategieën, methodes en tools die door de HR-afdeling worden gebruikt om HR-processen binnen een organisatie te beheren en te optimaliseren, vaak met behulp van HR software. De instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers vormen drie belangrijke componenten van het personeelsbeleid van een organisatie. Om dit beleid efficiënt te implementeren en te coördineren, wordt gebruikgemaakt van HR instrumenten. Deze instrumenten, ze worden ook wel eens personeelstools genoemd, zijn vaak gekoppeld aan een van deze drie fases. Door het gebruik van diverse HR instrumenten, kunnen werkgevers een solide relatie opbouwen met hun medewerkers. En dat draagt dan weer bij aan de duurzame inzetbaarheid van je personeel.

De 3 belangrijkste HR instrumenten

HR-instrumenten zijn op te delen in drie fases van een medewerker: de instroom, doorstroom en uitstroom. De instrumenten die onder deze fases vallen vormen de kern van een effectief HR-beleid. Instroom is gericht op het aantrekken en selecteren van medewerkers, doorstroom is gericht op het ontwikkelen, motiveren en behouden van medewerkers en uitstroom is gericht op het op de juiste manier beheren van vertrek van medewerkers. Hieronder gaan we dieper in op iedere fase die de medewerker doorloopt en we geven je verschillende voorbeelden van instrumenten.

1. Instroom

De fase van instroom gaat over het moment dat nieuw talent wordt aangetrokken en geselecteerd voor je organisatie. In dit stadium maak je gebruik van verschillende instrumenten zoals de volgende:

Vacatureplaatsing: het opstellen en verspreiden van effectieve vacatureteksten om gekwalificeerde kandidaten aan te trekken.
Employer Branding: hierbij gaat het om het ontwikkelen van een positief en aantrekkelijk bedrijfsimago om potentiële medewerkers aan te trekken en te behouden.
Sollicitatiegesprekken: deze vormen een belangrijk instrument om de geschiktheid van kandidaten te beoordelen en de beste match voor de functie te selecteren.
Assessments: dit kunnen persoonlijkheids- vaardigheids- of andere testen zijn die inzicht geven in de capaciteiten van een kandidaat.
Referentiecontroles: deze bieden een mogelijkheid om de informatie die door de kandidaat wordt verstrekt te verifiëren bij relaties van de kandidaat of oud-werkgevers.

Elk van deze instrumenten speelt een cruciale rol in het effectief beheren van de instroomfase binnen HR.

geschenken-voor-personeel-werkkostenregeling

2. Doorstroom

Doorstroom gaat over het behouden en ontwikkelen van talent binnen je organisatie. De HR-instrumenten die onder andere bij dit stadium horen zijn de volgende:

Loopbaanplanning: dit instrument helpt medewerkers om hun professionele doelen en ambities te bepalen en een pad te creëren om deze te bereiken binnen je organisatie.
Opleiding en ontwikkeling: deze zijn bedoeld om medewerkers nieuwe vaardigheden te leren en bestaande vaardigheden te verbeteren. Op deze manier kan jouw medewerker zich op professioneel en persoonlijk vlak blijven ontwikkelen.
Prestatiebeheer: door middel van regelmatige beoordelingen en feedback, vastgelegd in het personeelsdossier, kunnen jouw medewerkers hun prestaties verbeteren en hun eigen loopbaanontwikkeling sturen.
Talentmanagement: met talentmanagement ga je binnen je organisatie op zoek naar talent en ontwikkel je strategieën om dit talent te koesteren.

Het gebruik van instrumenten rondom doorstroom kan een positieve ervaring opleveren voor jouw medewerkers. Wanneer je hier actief mee bezig bent, behoud je makkelijker jouw medewerkers.

3. Uitstroom

Uitstroom is de fase waarin een medewerker de organisatie verlaat. Het gaat eigenlijk helemaal over de offboarding van je medewerker. Onder andere de volgende instrumenten horen bij de uitstroom van medewerkers:

Exit-interviews: dit instrument biedt vertrekkende werknemers de gelegenheid om feedback te geven over hun ervaringen binnen de organisatie. Dit kan waardevolle inzichten opleveren voor toekomstige verbeteringen.
Ontslagprocedures: dit omvat de administratieve processen en juridische stappen die nodig zijn bij het beëindigen van het arbeidscontract.

Een zorgvuldig beheer van de uitstroomfase kan bijdragen aan een positieve perceptie van de organisatie, zelfs als je medewerker inmiddels al vertrokken is.

Het verschil tussen harde en zachte HR instrumenten

Als we het hebben over HR instrumenten, maken we vaak onderscheid tussen harde en zachte instrumenten. Harde HR-instrumenten zijn kwantitatief en meetbaar, vaak gebaseerd op data en feiten. Voorbeelden van harde instrumenten zijn de volgende:

Werving en selectie
Beoordelingssystemen
Beloningsstructuren

Aan de andere kant hebben we het dus vaak over zachte instrumenten. Deze zijn kwalitatief en focussen op mensgerichte aspecten. Voorbeelden hiervan zijn:

Coaching en mentoring
Medezeggenschap
Loopbaantrajecten

Hoewel beide soorten instrumenten essentieel zijn bij het HR-beleid, kunnen ze verschillende effecten hebben op de motivatie, tevredenheid en productiviteit van medewerkers. De keuze tussen harde en zachte HR-instrumenten hangt af van de specifieke doelen die je als organisatie hebt.

Voorbeelden van HR instrumenten

Hierboven hebben we al verschillende HR-instrumenten besproken maar er zijn nog talloze andere instrumenten die jouw HR-afdeling kan inzetten. In de praktijk worden ook onderstaande instrumenten vaak gebruikt.

Functieprofielen: deze geven gedetailleerde informatie over de vereisten, verantwoordelijkheden en verwachtingen van een bepaalde functie.
Personeelsplanning: dit helpt bij het anticiperen op en het plannen voor toekomstige personeelsbehoeften.
Medewerkerstevredenheidsonderzoek: feedback verzamelen van medewerkers over verschillende aspecten van hun werk en de werkomgeving.
Onboarding programma’s: deze helpen nieuwe medewerker bij hun integratie in de organisatie.
Ontwikkelingsplannen: deze bieden een kader voor het beheren en plannen van de professionele groei van medewerkers.

Er zijn dus nog veel meer instrumenten, maar met bovenstaande instrumenten komt jouw HR afdeling al een heel eind als het gaat om het personeelsbeleid. De inzet van effectieve HR instrumenten is cruciaal in ieder stadium van de werknemerscyclus. Vergeet vooral niet om een evenwichtige mix van zowel harde als zachte instrumenten te gebruiken om de beste resultaten te bereiken!

Terug naar overzicht