20 oktober 2022

Het verschil tussen wettelijk en bovenwettelijk verlof uitgelegd

De medewerkers binnen je bedrijf hebben recht op verlof. Er is wettelijk bepaald dat een medewerker recht heeft op een aantal vakantiedagen. Daarnaast kun je als werkgever kiezen voor meer vakantiedagen. Dit noemen we het bovenwettelijke verlof. Er bestaat een verschil tussen wettelijk en bovenwettelijk verlof. Maar wat is het verschil tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen? Er gelden andere regels voor het wettelijke verlof dan voor het bovenwettelijke verlof. In deze blog leggen we je alles uit over het wettelijk en bovenwettelijk verlof en het verschil tussen de twee soorten verlof.

Wat is wettelijk verlof?

Het personeel binnen je bedrijf heeft recht op wettelijke vakantiedagen. Dit is het verlof dat wettelijk bepaald is. Een medewerker krijgt volgens de wet 4 keer het aantal werkdagen per week als wettelijk verlof. Dit wil dus zeggen dat als een medewerker 3 dagen werkt, hij of zij recht heeft op 12 vakantiedagen per jaar. Wanneer een medewerker ziek is of wanneer een medewerker zwangerschaps- of bevallingsverlof heeft, bouwt hij of zij ook wettelijk verlof op. Wettelijk verlof is echter niet onbeperkt geldig. Een medewerker moet het wettelijke verlof binnen een half jaar na het jaar van opbouwen opnemen. Dit is een van de grote verschillen met bovenwettelijk verlof: voor deze dagen geldt er dat ze langer geldig zijn.

Wat is bovenwettelijk verlof?

Het bovenwettelijk verlof is het verlof dat je een medewerker bovenop het wettelijke verlof geeft. Dit kan bijvoorbeeld gebruikelijk zijn binnen je bedrijf maar het kan ook zijn dat er afspraken over het bovenwettelijke verlof in de geldende cao staan. Dan ben je als werkgever verplicht om het bovenwettelijke verlof aan een medewerker te geven. Anders dan bij het wettelijke verlof, moet een medewerker de bovenwettelijke vakantiedagen binnen 5 jaar opnemen. Een medewerker kan er dus voor kiezen om de bovenwettelijke vakantiedagen op te sparen. Dit is dus een belangrijk verschil tussen wettelijk en bovenwettelijk verlof. Let op: hierover kunnen andere afspraken in de cao zijn vastgelegd. Wanneer je het met een medewerker hebt afgesproken (in de arbeidsovereenkomst) kun je bovenwettelijke vakantiedagen uitbetalen. Dit geldt echter niet voor wettelijk verlof: wanneer een medewerker zijn of haar wettelijke vakantiedagen niet tijdig heeft opgemaakt, vervallen deze dagen.

Hoe bouw je wettelijk en bovenwettelijk verlof op?

Een medewerker bouwt vanaf de eerste werkdag verlof op. Je medewerker bouwt per jaar 4 keer het aantal werkdagen per week op. Dat betekent dus dat een medewerker die 40 uur werkt, minimaal recht heeft op 20 vakantiedagen. Als er een cao geldt, kan het zelfs zijn dat een medewerker recht heeft op meer wettelijke vakantiedagen. Een medewerker bouwt ook vakantiedagen op als hij of zij ziek is. In een cao of arbeidsovereenkomst kan wel staan dat een medewerker geen bovenwettelijke vakantiedagen kan opnemen tijdens ziekte. Voor wettelijke vakantiedagen kan dit niet, deze bouwt een medewerker altijd op, dus ook bij ziekte. Ook tijdens een eventueel bevallings- of zwangerschapsverlof bouwt een medewerker verlof op. De bovenwettelijke vakantiedagen zijn de dagen bovenop het wettelijk verlof. Het bovenwettelijke verlof bouwt een medewerker niet altijd op bij ziekte of zwangerschap. Dit moet dan in de cao of arbeidsovereenkomst zijn vastgelegd.

Vervaltermijnen wettelijk en bovenwettelijk verlof

Wettelijke vakantiedagen die een medewerker niet heeft opgenomen, vervallen een half jaar na het jaar waarin de verlofdagen zijn opgebouwd. Wanneer een medewerker eind 2022 bijvoorbeeld nog 2 dagen over heeft, moet hij of zij deze 2 vakantiedagen in het eerste half jaar van 2023 opnemen. Doet hij of zij dit niet, vervallen deze vakantiedagen op 1 juli 2023. Als er een cao geldt, kan het zijn dat er een ruimere termijn is opgenomen voor het vervallen van de wettelijke verlofdagen. Bovenwettelijke vakantiedagen zijn 5 jaar geldig. Een medewerker kan dus bovenwettelijke verlofdagen opsparen. Als er een cao geldt, kan ook voor het bovenwettelijk verlof een ruimere termijn opgenomen zijn voor het vervallen van het bovenwettelijke verlof. Deze ruimere vervaltermijnen (van zowel bovenwettelijk- als wettelijk verlof) kunnen ook vastgelegd zijn in de individuele arbeidsovereenkomst die geldt binnen je bedrijf.

Uitbetalen verlofdagen

Voor het uitbetalen van verlofdagen gelden regels. Je kunt als werkgever niet zomaar overgebleven verlofdagen uitbetalen aan je werknemers. Voor wettelijke vakantiedagen geldt dat je deze niet mag uitbetalen aan je werknemers. Je werknemers hebben recht op deze vakantiedagen en moeten deze opnemen. Doen zij dit niet, vervallen de verlofdagen een half jaar na het opbouwjaar. Gaat een medewerker uit dienst? Dan mag je als werkgever de overgebleven verlofdagen wel uitbetalen. Bovenwettelijke vakantiedagen mag je als werkgever wel uitbetalen aan een medewerker. Deze mogelijkheid moet dan wel vastgelegd zijn in de cao of in de arbeidsovereenkomst van de medewerker. Ook dit is dus een belangrijk verschil tussen wettelijk en bovenwettelijk verlof.

Overzicht bijhouden voor jouw werknemers

Het is heel belangrijk om het verlof van je werknemers goed vast te leggen en te registreren in een verlofregistratie. De makkelijkste weg voor het registreren van verlofdagen, is de registratie met een verlofregistratiesysteem. Nog te vaak zien we als Fhris bedrijven die het verlof registreren in losse Excel-bestanden. Dit brengt risico’s met zich mee. Bovendien hebben zowel jouw personeel als jijzelf of je HR-manager geen of weinig echt inzicht in het verlof. Beter is het dus om het verlof te registeren in een verlofportaal. En dat brengt de volgende voordelen met zich mee:

Altijd en overal inzicht in verlofsaldi, voor zowel jou als voor je mensen.

Medewerkers zitten zelf aan de knoppen en vragen zelf het verlof aan, een HR-manager hoeft enkel en alleen het verlof goed- of af te keuren.

Helder overzicht: je ziet altijd op welke momenten wie vakantie heeft en kan op deze manier altijd de bezetting controleren.

Fhris biedt met het Fhris Portaal de mogelijkheid om het verlof te registreren in het portaal. Zowel via desktop als via een handige app. Op deze manier wordt het verlof altijd goed vastgelegd en heb je overal inzicht.