1 juli 2021

Verlofregistratie: hoe is dat bij jou geregeld?

De verlofregistratie is een belangrijk onderdeel van jouw HR-administratie. Met de vakantieperiode die voor de deur staat is het voor jou en je medewerkers heel fijn als de verlofregistratie binnen jouw bedrijf up-to-date is. Is dat bij jou het geval? Of ligt jouw bureau, net voor de zomervakantie, nog vol met post-its en geprinte mailtjes met verlofaanvragen? Het overzicht en inzicht in het verlof is belangrijk voor jou en je personeel. Zo kunnen jullie allemaal met een gerust hart op vakantie. Hoe pak je dat het beste aan? Lees snel verder!

De verlofregistratie is een hoofdpijndossier voor veel HR-managers!

De verlofregistratie van jouw medewerkers moet foutloos gaan. Anders loop je het risico dat jouw medewerkers en jij niet meer weten hoeveel verlof zij hebben opgenomen en opgebouwd. Tegelijkertijd is de verlofregistratie waarschijnlijk een administratieve taak waar je je zo min mogelijk mee bezig wilt houden. Het moet echter wel gebeuren!
Misschien heb jij soms het gevoel dat de verlofregistratie binnen jouw bedrijf soms niet helemaal up-to-date is. De Excel-lijsten stapelen op en je ontvangt ook vaak nog mailtjes en zelfs post-its met verlofaanvragen erop. Het kost jou veel tijd om de verlofregistratie compleet en kloppend te maken. Speelt dit gevoel bij jou? Van dat hoofdpijndossier moet je volgens ons zo snel mogelijk afscheid nemen.

3 praktische tips voor de verbetering van jouw verlofregistratie

Denk jij dat de verlofregistratie van jouw medewerkers makkelijker zou moeten kunnen? Maar weet je niet waar je moet beginnen? Hieronder lees je 3 praktische tips om meteen slagen te maken met de verlofregistratie binnen jouw bedrijf.

Als je geen verlofregistratiesysteem hebt, maak dan duidelijke afspraken met je medewerkers over de werkwijze als het gaat om verlof aanvragen. Als het voor iedereen duidelijk is hoe het verlof aangevraagd moet worden, krijg jij meer overzicht en hoef je je niet meer te buigen over post-its, ben je klaar met mondelinge aanvragen en bespaar je dus tijd.

Registreer jij het verlof in Excel? Zorg er dan voor dat je de registratie voor iedere medewerker op precies dezelfde manier doet zodat je altijd overzicht hebt. Bewaar één bestand met verschillende tabbladen voor al jouw medewerkers zodat je niet steeds op zoek hoeft naar dat ene Excelbestand.

Als je al een verlofregistratiesysteem hebt ben je al op de goede weg en dat is heel erg fijn. Zorg ervoor dat je met het personeel duidelijke afspraken maakt over hoe zij met dit portaal om moeten gaan zodat het portaal voor jullie gaat werken. Door duidelijke afspraken zie je dat het registreren van verlof minder tijd kost. Laat jouw medewerkers zelf aan de knoppen in het systeem zodat jij niet meer al het verlof van jouw medewerkers hoeft te registreren.

Verlofregistratiesysteem van Fhris: foutloos en snel!

Jij wilt je zo min mogelijk bezighouden met de administratie die komt kijken bij het verlof van jouw medewerkers. Dan kunnen wij ons goed voorstellen. Het moet echter wel gebeuren. Met het verlofportaal van Fhris zijn al jouw zorgen rondom de verlofregistratie verleden tijd. In het Fhris Portaal kunnen jij én je medewerkers allebei het verlof regelen. Je medewerkers kunnen zelf verlof aanvragen en hun verlofsaldo inzien. Jij kunt verlofaanvragen vervolgens makkelijk en snel goedkeuren. Hierdoor zijn de meest actuele verlofsaldi altijd en overal zichtbaar in het portaal. Dankzij een helder overzicht is er nooit meer onduidelijkheid over wie op welk moment verlof heeft. Ook is altijd duidelijk hoeveel vakantiedagen een medewerker nog heeft.

Hoe werkt het verlofregistratiesysteem van Fhris?

Het Fhris Portaal is gebouwd met de beste software van AFAS. Jouw medewerkers vragen makkelijk en snel hun verlof aan. Dit doen zij in het portaal via een laptop of computer maar het kan ook via een makkelijke app op hun telefoon. In het portaal is meteen inzichtelijk wie er van de collega’s op dat moment al verlof heeft aangevraagd. Door de juiste afspraken te maken hierover, krijg je nooit te maken met een situatie waarin er bijvoorbeeld een te magere bezetting is binnen jouw bedrijf.

Als de medewerker het verlof heeft ingediend, krijgt de verantwoordelijke over deze medewerker (bijvoorbeeld de directe leidinggevende) deze verlofaanvraag binnen middels een notificatie in zijn of haar mailbox. De verantwoordelijke kan het verlof meteen goedkeuren. Na goedkeuring komt het verlof automatisch in de agenda van de medewerker én in het portaal te staan. Als HR-manager kun je op deze manier heel gemakkelijk de bezetting controleren en de aantal te besteden vakantiedagen monitoren!

Wat denk jij? Zou jij het Fhris verlofportaal graag eens live zien? Dat kan natuurlijk! Plan gratis en vrijblijvend een demo met één van onze collega’s zodat we jou kunnen meenemen in de wereld van het Fhris Portaal.