Home » Blogs » Personeels- en salarisadministratie uitbesteden of zelf doen?
27 oktober 2020

Personeels- en salarisadministratie uitbesteden of zelf doen?

Een heel belangrijk proces in je bedrijfsvoering is de personeels- en salarisadministratie. Medewerkers weten vaak niet dat dit complexe materie is. De salarisadministratie moet gewoon goed geregeld zijn. Het is een echt hygiëneproduct. Als je deze processen goed geregeld hebt binnen je organisatie, zul je van niemand een schouderklopje krijgen. Maar stuur je de loonstroken, al is het maar één dag, later de deur uit en maak je het salaris dan ook pas over, heb je de poppen aan het dansen.

Zorg voor efficiënte HR-processen en automatiseer je werkzaamheden!

Je salarisadministratie kun je uitbesteden óf je kunt het zelf doen, maar wat is beter voor jouw organisatie Hoe weet je nu zeker of je het goed geregeld hebt? En gebruik je hierbij een duur pakket met hoge implementatie- en licentiekosten? Of laat je een extern bureau alles voor je regelen?

Deze vragen krijgen wij ook vaak. Waar moet je op letten bij het maken van een keuze? Wij helpen je graag op weg:

  • Efficiëntie in je werkzaamheden is erg belangrijk. Je hebt het altijd druk en besteed je tijd liever aan je medewerkers dan dat je dat doet aan de personeels- en salarisadministratie. Iedere handeling kost tijd en daarom is het handig om zoveel mogelijk HR-processen te automatiseren. Een arbeidsovereenkomst kun je namelijk automatisch uit je HR-systeem laten komen nadat je de benodigde gegevens in hebt gevuld. Je hoeft dus niet meer zelf een Word document te bewerken dat vol staat met markeringen op de plaatsen waar je iets aan moet passen. Dit is één voorbeeld van handelingen die geautomatiseerd kunnen worden.
    • Ondersteunt het HR-systeem of de salarisverwerker allerlei geautomatiseerde processen? Bijvoorbeeld vergoedingen, overwerkregelingen, verlofregistratie en declaraties?
  • Zet zoveel mogelijk in de lijn weg. Zorg ervoor dat je HR-afdeling niet alle personeelszaken op hun bordje krijgen. Dit klinkt misschien raar, maar veel dingen kunnen medewerkers zelf regelen of kan een leidinggevende afhandelen. Denk bijvoorbeeld aan het aanpassen van persoonsgegevens en aan het goedkeuren van de verlofaanvragen.
    • Geef jij je medewerkers en leidinggevenden voldoende vertrouwen om zaken op te pakken? Bijvoorbeeld het zelf aanpassen van een rekeningnummer, de loonheffingskorting of het goedkeuren van declaraties en verlof?
  • Een volledig op maat gemaakt HR-systeem zorgt voor een langdurig (en vaak ook kostbaar) implementatietraject. Bij een overstap van het ene HR-systeem naar het andere, is het goed om hier ruim de tijd voor te nemen. Een overstap zal (bijna) altijd plaatsvinden per 1 januari. Let daarom dus op dat je niet pas in november partijen uit gaat nodigen, maar dan juist al beslist hebt! Overweeg ook goed of je deze extra kosten wilt maken voor volledig op maat gemaakt portaal.
    • Vind je het belangrijk dat alles in je eigen huisstijl is? Of vind je het belangrijk dat je gewoon een goed ingericht HR-systeem hebt waarin je alles in kunt regelen?
      • Bedenk goed wat je behoefte is. Ben je puur en alleen op zoek naar een manier om je salarisadministratie goed in te richten? Of wil je meer? Waar ligt je ambitie met betrekking tot HR? Daarin kun je overwegen om meteen voor een completer HR-systeem te kiezen die én de salarisadministratie verzorgt, maar ook de volledige HR-administratie oppakt.
    • In een pakket waar je jouw volledige HR-administratie kunt regelen, kun je ook het digitale personeelsdossier van je medewerkers bijhouden, maar ook de ontwikkeling (beoordelingen) vastleggen, het verzuim en het verlof bijhouden en nog veel meer!
  • Zoek altijd een betrouwbare partner uit! Dit ligt misschien heel erg voor de hand, maar dat is het niet altijd zo. Zoek een partner die écht bij je past. Ben je heel erg gericht op je medewerkers en wil je dat voor hen alles perfect geregeld is? Of vind je al snel dat medewerkers te veel zeuren en veel te veel geld kosten? Kies een partner die hier hetzelfde instaat zodat je op jouw gewenste manier ook het beste advies krijgt.
    • Kies vooral voor een organisatie waarin jij jezelf kunt vinden, waarmee je jezelf kunt identificeren. Dan is de kans groter dat zij op dezelfde manier met jouw mensen omgaan als dat je dit zelf doet en dat zij jouw organisatie goed snappen. Vraag ook na of je één vast contactpersoon hebt die alles voor je regelt binnen zijn bedrijf. Een partij die uiteraard ook op de hoogte is van de meest recente wet- en regelgeving.

Kies een partner waarmee jij je kunt identificeren en waarbij je je prettig voelt!

Daarnaast geven we je nog een paar goede tips om altijd tot een goed vergelijk te komen. Vaak krijg je van partijen een voorstel, maar lichten ze niet alles toe. Vraag daarom altijd goed door en weet zeker dat je geen appels met peren gaat vergelijken. Uiteraard zit er verschil in de dienstverleningen van iedere partij, maar een goede partij levert álle diensten. Het is dan aan jou de keuze voor welke partij dat je gaat kiezen.

  • Kijken ze bij iedere verloning mee of er bijzonderheden zijn en of de salarisadministratie wel klopt?
  • Zijn pro-forma loonberekeningen en correctieverloningen inbegrepen zonder extra kosten?
  • Kun je zelf diverse managementrapportages opmaken of ben je afhankelijk van de salarisverwerker? En kost dit dan weer extra geld?
  • Kun je makkelijk gegevens importeren en exporteren? Bijvoorbeeld een urensysteem of een planningsysteem waarvan je de uren wil inlezen.
  • Hebben je medewerkers de mogelijkheid om alles ook op hun mobiel te regelen?
  • Kan het gekozen systeem koppelen met andere systemen? En zit hier een meerprijs op? Bijvoorbeeld een koppeling met je pensioenfonds of ARBO-dienstverlener.
  • Kun je in het systeem ook diverse dienstverbanden en diverse functieprofielen verwerken?
  • Werkt het HR-systeem dat je voor ogen hebt ook goed samen met je eigen boekhouding?
  • Zit je vast aan een meerjarencontract of kun je gemakkelijk overstappen als je niet tevreden bent?

Moet je voor iedere vraag betalen of denkt de gekozen partner met je mee en komt deze proactief met verbeteringen en tips?

Bovenstaande punten zijn belangrijk in de keuze tussen je eigen HR-systeem of het uitbesteden van je salarisadministratie. Kijk goed naar wat bij jouw bedrijf past en wat de meest geschikte variant is om in te werken. Ben je op zoek naar een heel uitgebreid systeem? Of juist naar een partij die enkel je loonstroken draait? Alles is mogelijk als je je maar goed voorbereidt!
Veel succes met je overweging! En uiteraard ben je bij ons altijd welkom om hier een keertje over te sparren en om meer te weten te komen over het uitbesteden van je salarisadministratie!

  •