3 januari 2023

Geschenken voor personeel: alles over de werkkostenregeling

Via de fiscale regeling de werkkostenregeling kun je jaarlijks geschenken geven aan je personeel. Wanneer je jouw personeel deze geschenken via de werkkostenregeling geeft, zijn deze onbelast. Er zijn een aantal zaken waar je rekening mee moet houden als je jouw personeel iets wilt geven binnen de werkkostenregeling. Zo heb je als werkgever een bepaalde ‘vrije ruimte’. Dit zijn financiële kaders waar je je aan dient te houden als je gebruik wilt maken van de werkkostenregeling (WKR). In deze blog vertellen we je meer over geschenken voor personeel en de werkkostenregeling.

Waarom een geschenk voor personeel?

Juist in de huidige arbeidsmarkt is het heel belangrijk om personeel aan je te binden om zo het verloop bij jouw personeel te verlagen. Dit doe je onder andere door interessante en goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden aan te bieden aan je mensen. Ook is het belangrijk om jouw medewerkers op regelmatige basis te waarderen. Dit doe je bijvoorbeeld door een cadeau te geven als iemand jarig is. Daarnaast kun je denken aan een sportabonnement of een cadeaubon. Ook momenten zoals Pasen en Sinterklaas zijn momenten om een geschenk aan je personeel te verstrekken. Het meest bekende voorbeeld van een geschenk aan je personeel is natuurlijk het kerstpakket. Jaarlijks geven bedrijven gemiddeld €50,- uit aan zo’n kerstcadeau voor hun medewerkers. Bij grote bedrijven lopen deze bedragen jaarlijks dus flink op. Gelukkig kunnen werkgevers gebruikmaken van de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Met deze regeling kun je onbelast bijvoorbeeld geschenken aan je medewerkers vergoeden.

Geschenken en de werkkostenregeling

Als werkgever zijn er een aantal zaken waar je rekening mee moet houden als je geschenken wilt verstrekken aan jouw personeel. Het deel van de loonsom dat je hiervoor mag gebruiken, wordt de ‘vrije ruimte’ genoemd. Wanneer je jouw medewerkers geschenken verstrekt, moet je rekening houden met de vrije ruimte die geldt voor jouw bedrijf. Tot en met een loonsom van € 400.000,- bedraagt de vrije ruimte 1,7%. Over het meerdere bedraagt de vrije ruimte 1,18%. Dit betekent dus dat je voor het bedrag dat gelijkstaat aan deze percentages onbelast geschenken kunt geven aan je medewerkers. Wanneer je meer onbelast vergoedt dan de vrije ruimte voor jouw bedrijf toelaat, dan moet je een eindheffing betalen. De hoogte van deze eindheffing is 80%.

Voorbeeld berekening vrije ruimte

Bij een loonsom van €500.000,- wordt de vrije ruimte op de volgende manier berekend:

1,7% over €400.000,- = €6.800,-
1,18% over €100.000,- = €1.180,-
Totale vrije ruimte = €7.980,-

Dit wil dus zeggen dat je als werkgever maximaal voor €7.980,- onbelast mag vergoeden aan je werknemers in de vorm van bijvoorbeeld een kerstgeschenk.

WKR in de administratie

Binnen de WKR valt niet alleen de vrije ruimte. De WKR bestaat namelijk uit vier onderdelen:

Gerichte vrijstelling

Noodzakelijkheidscriterium

Nihil waardering

Vrije ruimte

Gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen die niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Denk bijvoorbeeld aan een abonnement voor het openbaar vervoer of een reiskostenvergoeding. Binnen het noodzakelijkheidscriterium kun je zaken verstrekken zoals een laptop. Dit doe je als het nodig is voor het werk. Ten slotte is er de nihilwaardering. Denk bij dit onderdeel bijvoorbeeld aan werkkleding of koffie en thee op de werkplek.

Alle onderdelen binnen de WKR moet je opnemen in de financiële administratie. Als het gaat om de vrije ruimte, moet je als werkgever in januari aan de Belastingdienst doorgeven welk bedrag van de vrije ruimte je verbruikt hebt. Dit doe je via de loonaangifte. Als je hebt gekozen voor salaris administratie uitbesteden, dan hoef je dit in veel gevallen niet zelf te doen. Je moet uiteraard wel bijhouden binnen welke onderdelen je vergoedingen verstrekt hebt. Wanneer je als werkgever een hoger bedrag verbruikt hebt dan de vrije ruimte toeliet, moet je 80% van het teveel aan naheffing betalen.