6 april 2021

Update reiskostenvergoeding en thuiswerken: verlenging regels tot 1 juli 2021

Als je jouw medewerkers een vaste reiskostenvergoeding geeft en zij werken vanwege het coronavirus (bijna) helemaal thuis, hoef je de vaste reiskostenvergoeding voorlopig nog niet aan te passen. Door COVID-19 werken steeds meer mensen thuis. Dat zorgt ervoor dat mensen minder vaak op kantoor werken en dus minder op en neer reizen. Hoe zit het met de regels die gelden rondom de vaste reiskostenvergoeding?

Oude reiskostenvergoeding en regels tot 1 juli 2021

Tot in ieder geval 1 juli 2021 kun je de vaste reiskostenvergoeding nog onbelast vergoeden voor je medewerkers die al langer bij je in dienst zijn en die deze vergoeding al vóór 13 maart 2020 krijgen. Ook als je medewerkers deze reiskosten als gevolg van het thuiswerken niet volledig maken. Heb je medewerkers die op of na deze datum in dienst zijn gekomen? Dan mag je geen reiskosten vergoeden die de medewerker niet maakt.

Medewerkers in dienst na 12 maart 2020

Voor medewerkers die in dienst zijn gekomen na 12 maart 2020 gelden sinds 1 januari 2021 nieuwe regels. Per deze datum mag je deze medewerkers geen reiskostenvergoeding geven voor dagen dat zij thuiswerken. Dit geldt zowel voor de reiskostenvergoeding met eigen vervoer als de reiskostenvergoeding met het openbaar vervoer.

Reiskostenvergoeding vanaf 1 juli 2021

Per 1 juli 2021 verandert er veel als het gaat om de oude vaste reiskostenvergoeding. Voor de medewerkers die in deze oude regeling vallen moet er echt wat gaan veranderen. Je moet dan als werkgever echt aan de slag met deze vergoeding, anders kun je voor hoge kosten komen te staan. Zorg ervoor dat je vanaf 1 juli 2021 rekening houdt met het volgende:

Controleer hoe vaak jouw medewerker op en neer reist naar het werk. Kun je aantonen dat je medewerker 128 dagen per jaar naar de werkplaats rijdt? Dan mag je de vaste reiskostenvergoeding nog steeds geven aan je medewerker.

Werkt je medewerker (deels) thuis? Dan moet je de daadwerkelijk gemaakte reiskosten vergoeden, na declaratie door je medewerker.

Je kunt de reiskostenvergoeding behouden en ten laste van de vrije ruimte brengen. Let er dan wel op dat je deze niet overschrijdt. Doe je dit wel, moet je uiteindelijk 80% eindheffing betalen.

Ga in overleg met je medewerker over de reiskosten. Het aanpassen van de arbeidsvoorwaarden is namelijk niet altijd mogelijk.

Verkapt loon

Geef je jouw medewerker een onbelaste reiskostenvergoeding waar hij eigenlijk geen recht op heeft? Dan wordt dit gezien als verkapt loon en wordt dit op dezelfde manier belast als normaal loon. De werkkostenregeling (WKR) biedt mogelijkheden om je medewerkers toch een onbelaste vergoeding te geven. Zo zijn er vergoedingen voor internet, telefoon en kantoorkosten. Dit zijn vergoedingen die je onbelast kunt verstrekken binnen de WKR. Je kunt dus ook altijd kijken naar de vrije ruimte. Let er dan wel op dat je deze niet overschrijdt.

Aanpassing van de salarisadministratie

Deze nieuwe regel (en uiteraard iedere andere) zorgt ervoor dat de salarisadministratie van veel bedrijven aangepast moet worden. Er wordt meer verwacht van zowel de werkgever als van de medewerkers omdat zij nu een goede administratie bij moeten houden op welke dagen er gereisd werd en hoeveel kilometers de medewerkers gemaakt hebben. Het is uiteraard erg lastig als je dit steeds in Outlook of op een briefje bij moet houden. Een goed kloksysteem of een urenregistratiesysteem helpt je hier enorm bij. Op die manier registreer je heel eenvoudig op welke dagen de medewerker fysiek aanwezig is en kun je dit ook direct inschieten naar de salarisadministratie. Probeer in dit geval zoveel mogelijk te automatiseren zodat de foutkans eruit gaat.

HR-systeem dat helpt bij de reiskostenvergoeding

Fhris biedt een compleet HR-systeem dat ook helpt als het gaat om de vaste reiskostenvergoeding. Wij kunnen jou ondersteunen zodat je je hier geen zorgen over hoeft te maken. Wil je hier meer over weten? Plan dan nu een afspraak in!