24 mei 2022

HR processen optimaliseren: Mprise regelt het met Fhris

Er wordt gezegd dat een kok thuis niet kookt. Een schilder schildert zijn eigen huis niet en in de keuken van de loodgieter lekt de kraan. Zo was het ook een beetje voor het Veenendaalse Mprise. Met slimme software en afgemeten trainingen helpt Mprise heel wat gerenommeerde klanten aan meer kennis van Microsoft Dynamics 365. Maar hoe intelligent de oplossingen van het bedrijf ook zijn: heel geavanceerd waren de HR processen niet geregeld. Gelukkig mocht Fhris daar verandering in brengen en een fhrisse wind laten waaien om de HR processen te optimaliseren.

Mprise helpt, met kennis en Microsoft Dynamics als belangrijkste gereedschappen, klanten alles uit hun Dynamics-omgeving te halen. Dat doet het Veenendaalse bedrijf erg goed, wat ook uit de groeicurve blijkt. “We zijn in 2021 met 22% gegroeid”, vertelt HR-manager Bianca Buurman. “Zowel ons product Mprise Agriware, een ERP-oplossing die is gericht op de agrarische sector, als onze units Academy, Improve en Business Solutions laten een stijgende lijn zien.”

Groeispurt zorgde voor uitdagingen rondom HR processen

Met de groei van een bedrijf is het ook belangrijk dat ondersteunende afdelingen als HR slimmer werken, anders is het haast onmogelijk om die groei bij te kunnen benen. De groeispurt van Mprise zorgde ook voor Bianca voor heel wat uitdagingen. “Toen ik hier in september 2019 begon, was er zelfs nog geen HR-afdeling. Automatische HR processen rondom bijvoorbeeld salarisverwerking waren er helemaal niet. Dat besteedden we allemaal uit aan de accountant, en een medewerker van onze financiële administratie verwerkte de mutaties in Excel. Allemaal handwerk dus, en niet heel efficiënt. Maar ja, het werkte en een alternatief hadden we zo snel niet.”

Besef dat HR processen slimmer moeten

Met de groei van Mprise, groeide bij Bianca ook het besef dat het slimmer kon en moest. “Ik wilde heel graag de basis van HR verstevigen en HR processen automatiseren en professionaliseren. Zoals we het deden, was het allemaal veel te bewerkelijk en arbeidsintensief. Daarom oriënteerde ik me op een slimmer HR systeem. Ik had, samen met twee hbo-studenten die bij ons afstudeerden, een wensenlijstje geformuleerd. Onze collega’s moesten meer zelf kunnen doen. En via een HR systeem inzicht hebben in bijvoorbeeld hun verlofsaldo of contract. Ook wilde ik dat onze managers makkelijker aan hun personeelsinformatie konden komen. Alles ging voorheen via mij en van zelfsturing was geen sprake. Dat moest dus anders.”

Kennismaking met de professionals van Fhris

“Bovenaan ons lijstje stond AFAS Online, maar eerlijk is eerlijk: dat paste niet binnen ons budget.” Gelukkig duurde het niet lang of er kwam een alternatief in beeld. “In het najaar van 2021 stuurde Daniel Perez van Fhris me via LinkedIn een berichtje waarin hij Fhris introduceerde. Dat klonk wel interessant. Na een kennismaking en presentatie groeide mijn enthousiasme en ik was eigenlijk wel om. Wel zaten we intussen in november 2021, dus dat betekende dat we flink gas moesten geven omdat we per 1 januari 2022 over wilden naar Fhris.”

Van een beetje gas geven zijn we bij Fhris niet vies en sinds 1 januari 2022 werkt Mprise met ons systeem. Tot opluchting van Bianca. “Het systeem van Fhris is een enorme vereenvoudiging. Het is al zó fijn dat iemand via de app kan zien hoeveel vrije dagen hij of zij nog heeft. Ook bijvoorbeeld een ziekmelding is nu veel makkelijker door te geven. Voorheen moest iemand de receptie en manager bellen. De receptionist moest inloggen in ArboNed om de ziekmelding te registreren. Nu gaat dat allemaal via de workflow. Het is een praktische en betaalbare oplossing voor onze HR processen. Een die zichzelf deels terugverdient, want onze administratie heeft er geen omkijken meer naar: bijna alles gaat automatisch.”

HR processen lopen vlot met Fhris

Bianca is duidelijk blij met Fhris - wat trouwens volkomen wederzijds is. “De samenwerking is erg prettig. Als ik mail, bel of app, krijg ik heel snel een respons. En als het mogelijk is, gebruiken ze mijn feedback ook om direct verbeteringen aan hun systeem door te voeren. Hun systeem is al goed, maar wordt op deze manier steeds beter. Fhris denkt echt oplossingsgericht en luistert goed naar mijn wensen.”

Mprise hielp Fhris overigens ook aan internationaal succes, voegt Bianca er tot slot aan toe. “We hebben twee medewerkers die in Mexico werken en één in Frankrijk. Ik wilde graag dat die ook gebruik konden maken van het Fhris-systeem, maar Mexicanen en Fransen spreken doorgaans niet heel goed Nederlands. Daar heeft Fhris in meegedacht en nu is er ook een Engelstalige versie van hun app. Ideaal.”

Je leest het: de samenwerking tussen Mprise en Fhris verloopt vlot en de HR processen zijn compleet geoptimaliseerd. Ben je ook op zoek naar een dienstverlener die je HR processen opfhrist, bel ons dan eens. Wie weet kunnen wij ook bouwen aan een mooi avontuur!