Een workflow is een reeks taken, beslissingen en goedkeuringen. In HR-context: HR start het, de leidinggevende keurt goed, de medewerker bevestigt, het systeem registreert. Elke stap heeft één eigenaar, één deadline en één duidelijke uitkomst.
Je hebt twee soorten: handmatig — mensen informeren elkaar via mail — en geautomatiseerd, waarbij een HR-systeem de stappen afdwingt. Dit artikel gaat over de tweede variant.
Workflows werken het beste voor processen die zich herhalen, een vaste volgorde hebben en meerdere mensen betrekken.